B Prosedur Menyimpan dan Menemukan Kembali Arsip Dalam penyimpanan arsip dengan sistem tanggal, maka surat disimpan berdasarkan kode/tanggal surat, sebagai contoh berikut ini: No. Surat Unit I (Kd Laci) Unit II (Kd Guide) Unit III (Kd Folder) 1. Tanggal : 14 Februari 2012 2012 Februari 14 2. Tanggal: 4 September 2012 2012 September 4 4. 1. ProsedurPenemuan Kembali Arsip yang di Simpan 1. Teliti arsip yang diminta 2. Isi bon peminjaman 3. Bergeraklah menuju tempat penyimpanan 4. Cari arsip ke filling cabinet sesuai kode arsip 5. Ambil arsip yang diminta 6. Tempatkan out guide atau out sheet ditempat arsip yang diambil 7. Serahkan arsip kepada yang memerlukan 2. Terdapatnyasalinan arsip dalam bentuk elektronik. Terjamin terekamnya informasi yang terkandung dalam lembaran arsip. Kemudahan akses terhadap arsip elektronik. Kecepatan penyajian informasi yang terekam dalam arsip elektronik. Keamanan akses arsip elektronik dari pihak yang tidak berkepentingan. Sebagai fasilitas backup arsip-arsip vital. b. undangnomor 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan. C. PROSEDUR PENYUSUTAN ARSIP SEBELUM MEMILIKI JRA Teknik penyusutan arsip ini dilakukan disamping instansi penyelenggara arsip belum memiliki JRA dan tidak mempunyai program penyusutan arsip secara periodic, juga karena kondisi arsip di instansi tersebut tidak teratur (kacau). denganjudul "Prosedur Penyimpanan Arsip Pada PT. Triteguh Manunggal Sejati Kabupaten Kampar". 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah dipaparkan maka dapat dirumuskan permasalahannya yaitu "Bagaimana prosedur penyimpanan arsip pada PT. Triteguh Manunggal Sejati?". 1.3 Tujuan dan Manfaat Penulisan a. Tujuan Penempatanatau penyimpanan arsip atau dokumen atau map dilakukan secara tegak lurus (vertikal). Dokumen atau arsip dimasukkan dalam folder (map arsip) kemudian diletakkan berdiri atau tegak memanjang (sisi panjang arsip sejajar dengan lipatan folder atau map) dan disusun berurutan dari depan ke belakang. Lateral Filing AcnzFe. Bagaimana Prosedur Menyimpan Arsip Pada Lemari Arsip – Menyimpan arsip di lemari arsip secara efektif adalah hal penting yang perlu dilakukan untuk menjaga arsip agar tetap tersimpan dengan benar dan mudah dicari. Pemilihan lemari arsip yang tepat akan membantu Anda mempertahankan arsip Anda dengan aman dan mudah diakses. Berikut adalah beberapa prosedur untuk menyimpan arsip pada lemari arsip yang dapat Anda ikuti. Pertama, pastikan Anda memiliki lemari arsip yang sesuai dengan jumlah arsip yang Anda miliki. Jika Anda memiliki banyak arsip maka Anda harus memilih lemari arsip yang cukup besar untuk menampungnya. Lemari arsip harus cukup kuat untuk menahan berat arsip dan juga kuat terhadap serangan jamur, rayap, dan lain-lain. Kedua, pastikan Anda memiliki label untuk setiap arsip. Label ini akan membantu Anda menemukan arsip yang Anda cari dengan mudah. Label harus mencantumkan informasi seperti nama arsip, tanggal, dan nomor. Selain itu, label juga harus menunjukkan apakah arsip tersebut bersifat pribadi atau resmi. Ketiga, pastikan Anda menyusun arsip dengan benar. Arsip harus disusun sesuai dengan label yang diberikan. Dengan cara ini, Anda akan dapat menemukan arsip yang diinginkan dengan cepat dan mudah. Jika arsip yang Anda simpan memiliki informasi sensitif, pastikan Anda menyimpan arsip tersebut dengan cara yang aman. Keempat, pastikan Anda melakukan penyortiran arsip secara rutin. Penyortiran arsip dapat dilakukan setiap bulan atau setiap tahun. Dengan cara ini, Anda akan dapat menemukan arsip yang Anda cari dengan cepat dan mudah. Selain itu, penyortiran arsip juga akan membantu Anda menjaga agar arsip tetap aman. Kelima, pastikan Anda menyimpan arsip dalam lemari arsip dengan aman. Jangan menyimpan arsip yang berisi informasi sensitif di tempat yang mudah diakses orang lain. Selain itu, pastikan Anda menyegel lemari arsip dengan kunci untuk memastikan bahwa arsip Anda tetap aman dan terjaga. Dengan cara ini, Anda dapat menyimpan arsip pada lemari arsip dengan efektif dan aman. Lemari arsip yang tepat, label yang benar, penyortiran arsip secara rutin, dan penyimpanan arsip dengan aman akan membantu Anda menjaga arsip dengan baik. Dengan mematuhi prosedur ini, Anda dapat yakin bahwa arsip Anda akan terjaga dengan aman dan mudah diakses. Daftar Isi 1 Penjelasan Lengkap Bagaimana Prosedur Menyimpan Arsip Pada Lemari 1. Memiliki lemari arsip yang sesuai dengan jumlah arsip yang 2. Memiliki label untuk setiap 3. Menyusun arsip dengan benar sesuai dengan label yang 4. Melakukan penyortiran arsip secara 5. Menyimpan arsip dengan aman dalam lemari arsip yang disegel dengan kunci. Penjelasan Lengkap Bagaimana Prosedur Menyimpan Arsip Pada Lemari Arsip 1. Memiliki lemari arsip yang sesuai dengan jumlah arsip yang dimiliki. Memiliki lemari arsip yang sesuai dengan jumlah arsip yang dimiliki merupakan langkah awal dalam menyimpan arsip dengan tepat. Memiliki lemari arsip yang tepat akan membantu menjaga arsip aman dan tersimpan dengan rapi. Jika Anda memiliki banyak arsip, maka Anda harus membeli lemari arsip yang cukup untuk menampung semua arsip yang dimiliki. Ada berbagai macam jenis lemari arsip yang tersedia di pasaran, seperti lemari arsip standar, lemari arsip bertingkat, lemari arsip portabel, dan lemari arsip khusus. Setiap jenis lemari arsip memiliki keunggulan tersendiri, seperti kemampuan untuk menyimpan banyak berkas, mudah dibawa, dan sebagainya. Oleh karena itu, Anda harus memilih jenis lemari arsip yang tepat untuk memenuhi kebutuhan Anda. Lemari arsip yang tepat harus dilengkapi dengan keamanan yang memadai. Keamanan yang baik akan membantu menjaga arsip Anda aman dari akses yang tidak sah. Beberapa lemari arsip yang tersedia dipasaran dilengkapi dengan kunci atau sistem pengunci lainnya, seperti sistem pengunci digital. Ini akan membantu Anda melindungi arsip Anda dari pencurian atau penyalahgunaan. Anda juga harus memastikan bahwa lemari arsip yang dipilih memiliki fitur-fitur seperti sirkulasi udara, sistem pengaturan suhu, dan perlindungan terhadap debu dan kotoran. Fitur-fitur ini akan membantu Anda menjaga arsip Anda tetap bersih dan aman dari kerusakan. Kemudian, Anda harus mengelompokkan arsip Anda berdasarkan kategori yang sesuai. Hal ini akan membantu Anda menemukan arsip yang dibutuhkan dengan mudah. Anda juga harus menandai semua arsip dengan kode atau label agar lebih mudah ditemukan. Anda juga dapat membuat daftar indeks arsip yang akan membantu Anda mengetahui apa yang Anda miliki dan di mana arsip berada. Selanjutnya, Anda harus melakukan pemeliharaan rutin terhadap lemari arsip Anda. Pemeliharaan rutin ini akan membantu Anda mencegah kerusakan dan memastikan bahwa semua arsip yang dimiliki tetap aman dan tersimpan dengan rapi. Pemeliharaan rutin juga akan membantu Anda menjaga arsip-arsip yang tua tetap utuh dan tidak rusak. Anda dapat memeriksa lemari arsip secara rutin untuk memastikan bahwa semua arsip masih ada dan tidak rusak. Anda juga harus melakukan pembersihan rutin terhadap lemari arsip Anda untuk mencegah pembentukan jamur dan bakteri. Nah, itulah cara menyimpan arsip dengan benar. Memiliki lemari arsip yang sesuai dengan jumlah arsip yang dimiliki adalah langkah awal yang harus Anda lakukan. Kemudian, Anda harus mengelompokkan arsip Anda berdasarkan kategori yang sesuai, menandai semua arsip dengan kode atau label, dan melakukan pemeliharaan rutin terhadap lemari arsip Anda. Dengan melakukan semua hal tersebut, maka arsip Anda akan aman dan tersimpan dengan rapi. 2. Memiliki label untuk setiap arsip. Label merupakan hal yang penting dalam menyimpan arsip pada Lemari Arsip. Label dapat membantu kita menemukan arsip dengan cepat dan mudah, sehingga dapat menghemat waktu dan upaya. Label juga membantu kita untuk mengingat informasi yang terkandung dalam arsip. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam membuat label untuk setiap arsip. Pertama, pastikan bahwa label dapat dibaca dengan jelas. Label harus cukup besar agar mudah dibaca. Jika anda menggunakan komputer untuk membuat label, gunakan font yang jelas. Label juga harus mudah dibaca dari jarak yang jauh. Kedua, pastikan bahwa informasi yang terkandung dalam label benar-benar akurat. Label harus menggambarkan isi arsip secara akurat. Jika label tidak akurat, maka orang yang membaca label tidak akan menemukan arsip yang diinginkan. Ketiga, pastikan bahwa label arsip mudah diletakkan dan dibaca. Label harus diletakkan di bagian atas arsip. Jangan lupa untuk memasukkan tanggal, nama file, dan informasi lain yang relevan. Jika anda menggunakan label yang dapat dicetak, gunakan kertas yang kuat dan tahan lama. Keempat, pastikan bahwa pengelolaan arsip anda efisien. Gunakan sistem pengelolaan arsip yang tepat, seperti klasifikasi arsip berdasarkan tanggal atau subjek. Ini akan membantu anda menemukan arsip dengan cepat. Melalui penerapan label yang benar, anda akan dapat menyimpan arsip dengan lebih efektif dan efisien. Label dapat membantu anda mengingat informasi yang terkandung dalam arsip, dan mempermudah anda menemukan arsip yang diinginkan. Jika anda memiliki lebih banyak arsip, pastikan untuk membuat label untuk setiap arsip untuk membantu pengelolaan arsip anda. 3. Menyusun arsip dengan benar sesuai dengan label yang diberikan. Menyusun arsip dengan benar sesuai dengan label yang diberikan adalah salah satu aspek penting dalam menyimpan arsip. Ini berarti bahwa arsip harus disusun secara logis dan tersusun dengan benar sehingga mudah untuk menemukan informasi yang diinginkan. Penyusunan arsip yang benar akan memastikan bahwa arsip tersebut tersimpan dengan aman dan mudah diakses. Salah satu cara untuk menyusun arsip dengan benar adalah dengan menggunakan sistem pengelompokan. Sistem ini dapat menggunakan label, nomor, abjad, atau tanggal untuk membagi arsip dalam beberapa bagian. Label yang diberikan pada setiap bagian akan membantu Anda untuk mengidentifikasi dengan mudah informasi yang Anda cari. Label ini juga akan membantu Anda untuk memastikan bahwa arsip tersebut disimpan dengan benar. Selain itu, Anda juga harus memastikan bahwa arsip disusun secara logis. Arsip harus disusun berdasarkan tema atau topik tertentu. Sebagai contoh, jika Anda menyimpan arsip tentang proyek, Anda harus memastikan bahwa arsip itu disimpan dalam folder berbeda berdasarkan tema atau topik proyek yang berkaitan. Hal ini akan membuat proses pencarian arsip lebih mudah dan efisien. Setelah proses pengelompokan dan penyusunan arsip selesai, Anda harus memastikan bahwa arsip tersebut tersimpan dengan aman. Arsip harus disimpan di lemari arsip yang kuat dan aman. Pilih lemari arsip yang memiliki kunci untuk memastikan bahwa arsip tersebut tetap aman dan terlindungi. Selain itu, Anda juga harus memastikan bahwa Anda melakukan pencatatan dengan benar. Anda harus memastikan bahwa Anda membuat daftar atau katalog arsip untuk membantu Anda mengidentifikasi dengan cepat arsip yang tersimpan di dalam lemari arsip. Daftar ini harus mencakup nama arsip, tanggal penyimpanan, lokasi penyimpanan, dan informasi lain yang berkaitan dengan arsip. Dengan demikian, dengan menggunakan label, menyusun arsip secara logis, menyimpan arsip di lemari arsip yang aman, dan membuat daftar atau katalog arsip, Anda bisa memastikan bahwa arsip Anda disimpan dengan benar dan aman dalam lemari arsip. Ini akan memastikan bahwa Anda dapat mengakses arsip dengan mudah dan cepat, dan memastikan bahwa informasi yang tersimpan tetap aman dan terlindungi. 4. Melakukan penyortiran arsip secara rutin. Sebelum melakukan penyortiran arsip secara rutin, langkah-langkah yang harus dilakukan yaitu Pertama, pastikan bahwa lemari arsip sudah terisi dengan arsip yang benar. Arsip yang dimasukkan ke dalam lemari arsip harus dilabel dengan hati-hati. Label yang digunakan harus mencakup informasi penting mengenai arsip tersebut seperti tanggal dibuat, jenis arsip, dan ruang yang digunakan untuk menyimpan arsip. Label ini akan membantu Anda mengidentifikasi arsip dengan mudah. Kedua, pastikan bahwa arsip yang tersimpan di dalam lemari arsip dapat diklasifikasikan dengan benar. Klasifikasi arsip yang tepat akan membantu Anda menemukan arsip yang Anda cari dengan mudah. Sebagai contoh, jika arsip berisi dokumen hukum, maka Anda bisa mengklasifikasikannya dengan benar dengan label “dokumen hukum”. Ketiga, lakukan penyimpanan arsip dengan benar. Pastikan bahwa arsip tersimpan dengan benar di dalam folder dengan label yang sesuai. Hal ini akan memastikan bahwa arsip tersimpan dengan rapi dan dapat ditemukan dengan mudah ketika diperlukan. Keempat, melakukan penyortiran arsip secara rutin. Penyortiran arsip secara rutin memastikan bahwa arsip yang disimpan di dalam lemari arsip tetap dalam kondisi yang baik dan dapat ditemukan dengan mudah. Anda harus menghapus arsip yang tidak lagi digunakan atau yang sudah kadaluarsa. Untuk arsip yang digunakan secara berkala, Anda harus menyimpan arsip tersebut di tempat yang mudah ditemukan. Penyortiran arsip secara rutin juga harus dilakukan agar arsip yang disimpan di dalam lemari arsip tetap up-to-date dan mudah ditemukan. Penyortiran arsip secara berkala juga membantu Anda menghemat ruang di dalam lemari arsip. Penyortiran arsip dapat dilakukan setiap bulan, setiap tiga bulan, setiap enam bulan, atau setiap tahun. Penyortiran arsip secara rutin akan membantu Anda mengatur arsip dengan benar, menghemat ruang di dalam lemari arsip, dan memastikan bahwa arsip yang disimpan di dalam lemari arsip tetap tersimpan dengan benar dan dapat ditemukan dengan mudah ketika diperlukan. Dengan melakukan penyortiran arsip secara rutin, Anda dapat memastikan bahwa arsip yang tersimpan di dalam lemari arsip tetap up-to-date dan mudah ditemukan. 5. Menyimpan arsip dengan aman dalam lemari arsip yang disegel dengan kunci. Menyimpan arsip dengan aman dalam lemari arsip yang disegel dengan kunci adalah salah satu langkah penting dalam menjaga dokumen penting dan arsip. Lemari arsip yang disegel dengan kunci adalah salah satu cara yang paling efektif untuk menjaga arsip penting Anda. Hal ini akan memastikan bahwa arsip Anda tidak akan hilang atau dicuri. Langkah pertama dalam menyimpan arsip dengan aman dalam lemari arsip yang disegel dengan kunci adalah memilih lemari arsip yang tepat. Lemari arsip harus dirancang khusus untuk menyimpan arsip dan menawarkan perlindungan yang kuat dari sinar matahari, kelembaban, dan serangga. Lemari arsip juga harus memiliki kunci yang kokoh dan bebas dari cacat. Lemari arsip yang tepat akan menjamin bahwa arsip Anda tidak akan rusak atau hilang. Setelah memilih lemari arsip yang tepat, Anda harus menempatkan arsip Anda dalam lemari arsip. Hal ini penting untuk memastikan bahwa arsip Anda aman dari kerusakan. Arsip harus disusun dengan rapi dalam lemari arsip untuk memastikan bahwa arsip dapat dengan mudah ditemukan jika diperlukan. Anda juga harus memastikan bahwa arsip ditempatkan dengan benar menurut jenis dan tanggal yang relevan. Selanjutnya, Anda harus mengunci lemari arsip ketika tidak digunakan. Ini akan memastikan bahwa arsip Anda aman dari akses yang tidak disengaja. Anda juga harus memastikan bahwa kunci lemari arsip tersimpan secara aman dan hanya dapat diakses oleh orang yang berhak. Terakhir, Anda harus memantau lemari arsip secara berkala untuk memastikan bahwa arsip masih aman dan terlindungi. Jika ada kerusakan atau kerugian arsip, Anda harus segera melaporkannya kepada pihak berwenang yang berhak. Ini akan memastikan bahwa arsip Anda tetap aman dan terlindungi. Menyimpan arsip dengan aman dalam lemari arsip yang disegel dengan kunci adalah cara yang efektif untuk melindungi arsip penting Anda. Dengan mengikuti prosedur yang benar untuk menyimpan arsip dalam lemari arsip yang disegel dengan kunci, Anda dapat memastikan bahwa arsip Anda aman dan terlindungi. Sistem penyimpanan arsip adalah rangkaian prosedur yang digunakan untuk menyimpan seluruh rekaman kegiatan sebuah lembaga, perorangan dan organisasi. Setiap pelaksanaan kegiatan ditulis secara lengkap dan detail. Sehingga, arsip ini bisa dijadikan sebagai sumber informasi akurat dan terpercaya. Sistem penyimpanan arsip tidak hanya sebatas pada satu bentuk saja, melainkan dibuat ke dalam beberapa macam. Seperti buku, piagam, akta, warkat, surat dan lain sebagainya. Selain itu, format arsip juga sudah banyak dalam bentuk digital, seperti video dan audio. Jika suatu saat nanti ada kesalahpahaman, maka arsip bisa menjadi rujukan untuk menyelesaikan masalah tersebut. Inilah alasan mengapa semua organisasi, perusahaan atau perorangan penting sekali membuat arsip. Ingin mengetahui lebih lanjut tentang arsip? Simak yuk penjelasan selengkapnya di bawah ini. Tujuan Menerapkan Sistem Penyimpanan Arsip Tujuan sistem penyimpanan arsip secara umum adalah agar mempercepat dan mempermudah menemukan dokumen ketika ingin digunakan kembali. Dengan pembuatan sistem pengarsipan, maka data-data penting bisa disusun lebih efektif dan efisien. Selain itu, pengarsipan juga bertujuan untuk menjaga bahan-bahan arsip agar setiap historis perusahaan tertata dengan rapi. Coba bayangkan jika sebuah perusahaan atau lembaga tidak memiliki arsip, pasti kesulitan dalam menentukan rencana ke depan untuk mencapai target. Sebab, track record perusahaan tidak ditemukan. Langkah-langkah yang sudah terbukti mampu memberikan dampak besar bagi perusahaan lenyap begitu saja. Mau tidak mau, perusahaan harus kembali membuat rencana dari awal. Tentu hal ini membutuhkan rentang waktu sangat lama. Jadi bisa disimpulkan, apabila sistem kearsipan mampu membantu perusahaan menentukan langkah demi mencapai target-target yang sudah ditentukan. Pada umumnya, karyawan yang bertugas mencatat arsip masuk ke bagian manajemen. Mereka harus orang-orang ahli dalam membuat manajemen, sehingga arsip memberikan nilai besar bagi perusahaan. Mengingat bagaimana pentingnya informasi yang terkandung di dalam arsip, proses penyusunan kearsipan tentu tidak bisa dilakukan secara sembarangan. Ada beberapa jenis sistem penyimpanan arsip yang disesuaikan dengan fungsinya. Bagi karyawan yang bertugas menyusun arsip, wajib hukumnya memahami terlebih dahulu 5 macam sistem kearsipan berikut 1. Arsip dinamis Yang pertama adalah arsip dinamis yang digunakan secara langsung dengan perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan dan kearsipan pada umumnya. 2. Arsip aktif Ada juga sistem pengarsipan aktif yang diperlukan secara langsung dan terus menerus dalam berbagai administrasi penyelenggaraan. 3. Arsip inaktif Pembagian jenis arsip selanjutnya adalah arsip Inaktif yaitu arsip dinamis yang frekuensi penggunaan untuk penyelenggara administrasi terjadi penurunan. 4. Arsip statis Arsip statis adalah tidak dipergunakan secara langsung untuk kegiatan-kegiatan administrasi sehari-hari bagi administrasi negara. 5. Arsip duplikasi Dan yang terakhir adalah arsip duplikasi, yaitu arsip yang bentuk dan isinya sama dengan arsip yang asli. Untuk membedakan jenis sistem pengarsipan yang satu dengan yang lainnya bisa anda lakukan dengan menggunakan beberapa cara. Sistem penyimpanan arsip dan contohnya, sudah banyak dijelaskan oleh beberapa pakar. Anda bisa mencari informasi melalui buku ataupun internet. Sistem Penyimpanan Arsip Berdasarkan Abjad Sistem penyimpanan arsip berdasarkan abjad adalah salah satu sistem pengarsipan dengan cara mengatur dokumen sesuai dengan nama orang ataupun organisasi. sistem ini biasanya digunakan untuk mengatur arsip atau dokumen pegawai yang bersifat individual. Setiap dokumen tentang pegawai disimpan dalam satu folder bersama dengan folder lain dan disimpan berdasarkan abjad. Untuk menyusun folder pegawai tersebut, data file kabinet harus diikuti dengan ketentuan cara-cara mengindeks nama orang. Kemudian sarana penemuan kembali dalam sistem abjad ini adalah dengan menggunakan nama pegawai. Selain data nama pegawai, ada kalanya setiap dokumen yang diterima dari instansi atau lembaga disimpan berdasarkan nama organisasi atau badan yang mengirimkannya. Untuk menemukan kembali data tersebut, dapat dicari berdasarkan nama badan atau organisasi tersebut. Keuntungan dari menggunakan sistem ini adalah secara otomatis dokumen yang berasal dari satu nama pegawai atau badan akan berkelompok menjadi satu. Kemudian untuk surat masuk dan pertinggal dari surat keluar berada bersebelahan dalam satu map. Pencarian dokumen juga dapat dilakukan secara langsung melalui nama pengirim tanpa perlu menggunakan indeks. Sistem ini juga memiliki susunan guide dan folder yang sederhana dan mudah dikerjakan. Yang pasti, kelebihan utama yang diberikan oleh sistem ini adalah kemudahan untuk mencari data atau dokumen yang dibutuhkan. Baca Juga Contoh Business Plan Sederhanaa dan Cara Penyusunannya Sistem Informasi Eksekutif – Pengertian, Contoh Kasus dan Karakteristiknya Sistem Informasi Keuangan Financial Information System Tata Cara Penyimpanan Arsip 1. Mengecek dokumen Hal pertama yang musti Anda lakukan adalah meneliti terlebih dahulu apakah dokumen atau surat sudah diperbolehkan untuk disimpan. Biasa ditandai dengan release mark atau pelepas surat. 2. Menambahkan kode Sesudah dokumen di cek, sekarang gilirannya untuk menambahkan kode khusus. Tujuannya adalah memudahkan saat penyimpanan sekaligus menemukan kembali ketika dibutuhkan. Kode setiap dokumen berbeda-beda, sesuai sistem penyimpanan arsip yang digunakan. 3. Menyortir dokumen Menyortir atau memisahkan setiap dokumen ke bagiannya masing-masing menjadi proses wajib dan tidak boleh dilewatkan. Pada umumnya, terdapat rak khusus untuk menyimpan suatu jenis dokumen. Setiap dokumen atau surat dipisahkan sesuai masalah, kebutuhan dan tujuan. Menyortir akan membuat ruang arsip semakin tertata dengan rapi. 4. Menyimpan dokumen Dokumen yang sudah dicek, diberi kode dan disortir, sekarang gilirannya disimpan. Penyimpanan dokumen ini bisa memakai snelhecter, stofmap folio, portapel, brief ordner ataupun folder gantung. Kemudian disimpan ke dalam almari arsip. Sebenarnya tidak harus lemari, arsip juga bisa disimpan pada rak khusus. 5. Menata arsip Arsip yang sudah siap disimpan, kemudian ditata sesuai sistem yang digunakan. Ada lima sistem penyimpanan arsip yang biasa digunakan, yaitu a. Sistem tanggal Chronological Filling System Ini berarti arsip dikelompokkan berdasarkan waktu pembuatan. Baik itu tahun, bulan atau hari. Semua ditata secara detail dan terorganisir. Memudahkan saat mencari track record di waktu tertentu. b. Sistem abjad Alphabetic Filling System Sistem selanjutnya adalah mengurutkan arsip sesuai abjad. Dalam hal ini proyek atau kejadian diurutkan sesuai namanya. c. Sistem wilayah Geographic Filling System Pada umumnya, metode pengarsipan berdasarkan wilayah digunakan untuk proyek pembangunan. Perusahaan memilah-milah arsip sesuai geografis. Baik menurut kabupaten, kecamatan atau provinsi tertentu. d. Sistem nomor Numeric Filling System Sistem penomoran sebetulnya mirip seperti pengurutan berdasarkan tanggal. Namun perbedaannya, nomor ini ditentukan oleh perusahaan. Sehingga waktu, wilayah dan abjad random. Biasanya, ada nomor khusus yang menjadi tanda tingkat kepentingan arsip. e. Sistem pokok masalah Subject Filling System Subject Filling System adalah metode penyimpanan arsip menurut pokok permasalahan. Solusi atas masalah A dikelompokkan di rak 1, sedangkan solusi atas masalah B diletakkan di rak 2 dan begitu seterusnya. Sistem penyimpanan arsip memang sangat dibutuhkan bagi sebuah organisasi, lembaga maupun perusahaan. Sistem ini akan membuat sistem penyimpanan secara sistematis sehingga mudah untuk ditemukan kembali. Dengan begitu, kemudahan tersebut akan berdampak baik untuk mempermudah pelaksanaan tujuan organisasi atau perusahaan. Apabila bekerja di bidang manajemen dan administrasi, maka Anda harus mengetahui prosedur penyimpanan arsip yang baik dan benar. Pada dasarnya, arsip ini berisi dokumen-dokumen penting yang biasanya akan dibutuhkan kembali di kemudian hari. Oleh karena itu, Anda harus menyimpannya dengan benar agar mudah ditemukan ketika dibutuhkan. Pada kesempatan kali ini, Anda dapat mempelajari bagaimana prosedur penyimpanan arsip yang baik dan benar. Namun, sebelum membahas hal tersebut, ada baiknya jika Anda mempelajari apa itu arsip secara lebih mendalam terlebih dahulu melalui pembahasan di bawah ini. Pengertian Arsip Arsip adalah kumpulan catatan, warkat, atau dokumen lainnya, yang ditulis atau diketik dan tercetak dalam bentuk dan media apa pun baik itu huruf, angka, gambar, atau video. Arsip berisi sumber-sumber primer yang terakumulasi selama masa hidup seorang individu atau sebuah organisasi, dan disimpan untuk menunjukkan fungsi dari orang atau organisasi tersebut. Sementara itu, pengertian arsip juga telah diatur di dalam Undang-Undang negara. Berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip adalah rekaman suatu kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media, yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan, dalam konteks pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Baca juga Pentingnya Digitalisasi Arsip Dalam Menunjang Proses Bisnis Berkembang Arsip memiliki beberapa sifat dan karakteristik yang membedakannya dari jenis dokumen lain, yaitu Autentik, arsip harus berisikan informasi yang aktual dan faktual. Legal, arsip merupakan bukti resmi dari berbagai kegiatan dan kebijakan yang telah dilakukan. Pada masa yang akan datang, arsip akan digunakan sebagai bukti yang autentik dan legal untuk mendukung kegiatan atau kebijakan yang akan dibuat. Oleh karena itu, Anda harus menyimpan arsip dengan baik dan benar agar mudah untuk ditemukan ketika hendak digunakan. Jenis-Jenis Arsip Berdasarkan Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, ada tujuh jenis arsip yang berbeda, yaitu Arsip dinamis Arsip vital Arsip aktif Arsip inaktif Arsip statis Arsip terjaga Arsip umum Baca juga Bagaimana Cara Kerja Data Entry? Mari simak penjelasan lengkap mengenai jenis-jenis arsip di bawah ini! 1. Arsip Dinamis Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan langsung di dalam kegiatan orang atau organisasi yang membuat arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu. 2. Arsip Vital Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya menjadi persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional orang atau organisasi yang menciptakan arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak dapat diganti jika rusak atau hilang. 3. Arsip Aktif Arsip aktif adalah arsip dengan frekuensi penggunaan yang tinggi dan/atau digunakan secara terus-menerus. Jenis arsip ini akan selalu digunakan untuk berbagai macam kebutuhan. 4. Arsip Inaktif Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya menurun atau sudah sangat jarang digunakan. Biasanya hanya digunakan untuk memberikan keterangan atau dijadikan sebagai referensi. 5. Arsip Statis Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh orang atau organisasi yang arsip karena memiliki nilai sejarah, telah habis masa simpannya, dan memberikan informasi permanen yang telah diverifikasi, baik secara langsung maupun tidak langsung, oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan lainnya. Baca juga 5 Peran Teknologi Informasi dalam Bisnis di Era Digital 6. Arsip Terjaga Arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya. 7. Arsip Umum Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk dalam kategori arsip terjaga. Dengan kata lain, semua arsip yang tidak berhubungan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara. Prosedur Penyimpanan Arsip yang Baik dan Benar Arsip adalah dokumen sangat penting yang harus disimpan dengan baik dan benar. Nantinya, ketika dibutuhkan, arsip harus dapat ditemukan dengan mudah. Berikut ini adalah prosedur penyimpanan arsip yang baik dan benar. 1. Pemeriksaan Arsip Langkah pertama yang harus dilakukan dalam penyimpanan arsip adalah memeriksanya terlebih dahulu. Anda harus memastikan bahwa arsip tersebut sudah berisi informasi yang sesuai, aktual, dan faktual. Anda dapat memastikannya dengan meminta kejelasan kepada pihak pembuat arsip. 2. Pengindeksan Arsip Setelah arsip tersebut sudah dipastikan keutuhan dan kebenaran isinya, Anda harus mengindeks arsip tersebut. Hal ini diperlukan agar arsip yang disimpan dapat tersusun dengan rapi dan tidak berantakan. Anda dapat mengindeks arsip berdasarkan berbagai hal, seperti abjad. Baca juga Mengapa Harus Melakukan Digitalisasi Dokumen? 3. Pengkodean Arsip Setelah diindeks, arsip harus diberikan sebuah tanda kode yang mengindikasikan tempat penyimpanan arsip tersebut. Nantinya, kode ini akan berguna ketika arsip hendak digunakan kembali dan keluar dari berkas. Ketika arsip dikembalikan, petugas juga akan lebih mudah untuk mengembalikan arsip ke tempatnya semula. 4. Penyortiran Arsip Apabila seluruh arsip yang ingin disimpan sudah diberikan tanda kode, selanjutnya Anda dapat melakukan penyortiran arsip. Anda dapat menyortir arsip berdasarkan kode yang telah ditentukan sebelumnya. Proses ini perlu dilakukan agar pengelompokkan arsip dapat dilakukan dengan lebih mudah. Selain itu, nantinya arsip juga akan lebih mudah ditemukan ketika dibutuhkan kembali. 5. Penyimpanan Arsip Apabila arsip telah diperiksa, diindeks, diberikan tanda, dan disortir, maka Anda tinggal menyimpan arsip tersebut saja. Pastikan tempat dan sistem yang digunakan untuk menyimpan arsip aman dan tepercaya. Dengan begitu, arsip dapat terjaga dengan baik dan tidak akan rusak. Pengarsipan Makin Mudah dengan LiteDMS Apabila Anda sering menghabiskan waktu untuk mencari dokumen, ayo gunakan LiteDMS dari AdIns untuk mempermudah prosesnya. LiteDMS diciptakan untuk membuat manajemen dokumen menjadi lebih mudah dan cepat; Anda dapat mencari dokumen yang sangat spesifik sekali pun dengan mudah dan cepat. Untuk informasi lebih lanjut mengenai produk dan layanan kami, silakan klik di sini.

bagaimana prosedur menyimpan arsip pada lemari arsip